ゆとりざ介護施設向け最新版がわかりにくい
複数の予約表や印刷物があり、どの情報が最新か確認が必要になる。
ショートステイの予約管理を見直したい施設の方へ
紙・Excelでの予約管理から、
無理なくシステムへ。
使い慣れた予約表を、明日からすべて変える必要はありません。現在の管理方法を続けながら、予約情報の整理と並行運用で少しずつ移行する方法をご紹介します。
WHY REVIEW?
紙・Excel管理で見直したいポイント
紙やExcelは手軽で柔軟な方法です。一方、予約件数や担当者が増えると、情報の確認や共有に手間がかかる場合があります。
転記・更新が重なる
電話・FAXで受けた申し込みを記入し、日程変更のたびに複数箇所を修正する。
空室を探すのに時間がかかる
日付、部屋、利用期間を表から読み取り、受け入れ可能か照合する。
担当者ごとに方法が違う
色分けや記入ルールが属人化し、引き継ぎ時に確認が増える。
MIGRATION ROADMAP
システム移行は5つの段階で進める
一度に切り替えるのではなく、施設の予約受付や部屋割当のルールを確認しながら進める方法がおすすめです。
- STEP 01
今の予約管理を棚卸しする
予約の受付経路（WEB・電話・FAX）、予約表の項目、変更時の連絡方法、部屋割当の手順を洗い出します。
- STEP 02
管理する情報とルールを決める
利用者名、利用日程、予約状況、部屋、担当者など、必要な項目を整理します。施設独自の確認手順も書き出します。
- STEP 03
部屋と予約を試しに登録する
システムに部屋情報を設定し、確認しやすい範囲の予約を入力します。最初から全件を移す必要はありません。
- STEP 04
紙・Excelと並行して確認する
同じ予約情報を両方で管理し、日程・予約状態・部屋割当が一致するか確認します。職員の操作感も確かめます。
- STEP 05
運用方法を決めて段階的に切り替える
入力担当者、変更時の確認、緊急時の対応を決め、問題がなければ施設の判断で切り替えを進めます。
※過去データの一括取り込みや既存Excelとの自動同期を保証するものではありません。データ移行の方法は個別にご相談ください。
SEE THE DIFFERENCE
実際の画面で見る新しい管理方法
予約表を何度も見比べる代わりに、予約情報と部屋の利用状況をそれぞれ画面で確認できます。
SCREEN 01 / 予約一覧
申し込み・予約情報を一覧で確認
WEBからの申し込みに加え、電話・FAXで受けた申し込みも施設側で登録。受付経路が違う予約情報をまとめて確認できます。
申し込み管理の機能を見る →SCREEN 02 / 部屋割当
日程と部屋の状況をカレンダーで把握
部屋ごとの予約状況をカレンダーで確認できます。部屋割当の変更もドラッグ操作で調整でき、日々の受け入れ準備に役立ちます。
部屋割当の機能を見る →
CHECK BEFORE SWITCHING
切り替え前に確認したいチェックリスト
現場の担当者と一緒に確認しておくと、導入後の行き違いを減らせます。
予約情報
- 予約日程・利用者・予約状態が一致している
- 変更・キャンセル時の確認手順が決まっている
- 電話・FAXで受けた予約の入力担当が決まっている
部屋割当・運用
- 部屋情報と利用できる期間を確認した
- 部屋変更の担当者と確認方法が決まっている
- 職員への操作説明と切り替え日を共有した
FREE TRIAL
現在の管理を続けながら最大2か月無料で確認
ゆとりざの無料トライアルでは、今の予約表を残したまま、実際の予約と部屋割当を照らし合わせてお試しいただけます。
- お問い合わせ
施設の運用や試したい内容をご相談ください。
- 試用の準備
部屋情報や確認する予約を設定します。
- 並行運用
紙・Excelと同じ予約情報を登録し、差異を確認します。
- 継続を判断
自動課金はありません。継続希望時のみ正式契約となり、通常の初期費用が発生します（先行導入特典適用時を除く）。
QUESTIONS
移行についてよくあるご質問
今のExcelをすぐに使わなくする必要がありますか？
いいえ。無料トライアル中は現在の管理方法と並行して試せます。予約内容や部屋割当の一致を確認してから、切り替えをご検討ください。
電話・FAXの予約も入力できますか？
はい。施設の担当者が申し込み内容を登録し、WEBからの申し込みとまとめて管理できます。
既存のExcelデータをそのまま取り込めますか？
一括取り込みについては標準機能としてご案内していません。必要なデータ量や移行方法について、事前にご相談ください。